Trong xã hội kinh tế phát triển như hiện nay, các vấn đề liên quan đến quản trị nội bộ trong doanh nghiệp được coi là yếu tố quyết định thành công. Việc quản trị nội bộ doanh nghiệp là cách để nâng cao khả năng tiếp cận nguồn vốn, hoạt động của doanh nghiệp ngày càng hiệu quả. Và những lợi ích cho các thành viên của doanh nghiệp ngày càng được nâng cao. Vậy làm sao để có thể quản trị tinh gọn, đơn giản nhưng lại hiệu quả. Hãy cùng Ben Thanh Law tìm hiểu cách xây dựng hệ thống quản trị nội bộ công ty nhé!
1. Quản trị nội bộ doanh nghiệp là gì?
Quản trị trong doanh nghiệp: Có rất nhiều định nghĩa khác nhau để nói về nội dung này. Tuy nhiên, chưa có sự thống nhất nào với khái niệm quản trị. Quản trị nội bộ trong doanh nghiệp là tiến trình hoạch định, tổ chức và thực hiện kiểm tra, hoạt động của doanh nghiệp. Qua việc thực hiện của các thành viên trong ban quản trị, giám đốc. Sử dụng các nguồn lực trong doanh nghiệp.
Quản trị nội bộ trong doanh nghiệp còn là quá trình đưa ra những quyết định, các khung chính sách, quy tắc và các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Là một trong những hoạt động cấp cao nhằm đặt nền móng cho việc vận hành doanh nghiệp. Bên cạnh đó, còn hướng dẫn, kiểm soát doanh nghiệp hướng đến những mục tiêu lớn hơn.
Đây là hoạt động cần thiết và liên tục khi có sự kết hợp của nhiều thành viên trong một tổ chức. Từ đó tạo nên sức mạnh và gắn liền nhiều vấn đề với nhau thúc đấy sự chuyển động của từng vấn đề.
2. Phương thức tư vấn quản trị doanh nghiệp
- Tư vấn quản trị doanh nghiệp trực tiếp và thực hiện dịch vụ pháp lý tại văn phòng;
- Tư vấn qua điện thoại: Qua tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến;
- Tư vấn qua Email bằng hình thức liên hệ đến hộp thư Ben Thanh Law.
3. Luật sư tư vấn quản trị nội bộ doanh nghiệp, tư vấn doanh nghiệp
3.1 Xây dựng hệ thống hoạt động, tổ chức quản lý và điều hành Doanh nghiệp
- Tư vấn quản trị nội bộ doanh nghiệp, phân tích mô hình quản lý thực tại của doanh nghiệp và tư vấn, đưa ra mô hình cơ cấu tổ chức phù hợp: Ban giám đốc, Các phòng chức năng, các văn phòng, phân xưởng, xí nghiệp...;
- Phân tích, xây dựng các chức năng quản lý của Công ty;
- Xây dựng chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng Phòng, Ban, Phân xưởng sản xuất và các cơ sở kinh doanh trực thuộc;
- Thiết lập mối quan hệ chỉ đạo trực tiếp, gián tiếp và quan hệ phối hợp công tác giữa các cán bộ quản lý của Công ty, bao gồm cả Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc của Công ty;
- Thiết lập mối quan hệ công tác trong Công ty.
3.2 Tư vấn xây dựng Quy chế Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên
- Xác định trách nhiệm pháp lý của Hội đồng quản trị - Hội đồng thành viên;
- Xây dựng nhiệm vụ và quyền hạn của Hội đồng quản trị - Hội đồng thành viên;
- Xây dựng nguyên tắc làm việc của Hội đồng quản trị - Hội đồng thành viên;
- Lập phương án cơ cấu thành viên và sự thay đổi thành viên của Hội đồng quản trị - Hội đồng thành viên;
- Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy giúp việc của Hội đồng quản trị - Hội đồng thành viên;
- Thiết lập mối quan hệ giữa Hội đồng quản trị - Hội đồng thành viên với Tổng Giám đốc Công ty và Ban Kiểm soát;
- Xây dựng phương án thực hiện các cuộc họp của Hội đồng quản trị - Hội đồng thành viên;
- Phân tích và xây dựng phương án nguồn kinh phí hoạt động của Hội đồng quản trị - Hội đồng thành viên;
3.3 Tư vấn xây dựng Quy chế Ban giám đốc
- Tư vấn quản trị, xây dựng cơ cấu bộ máy điều hành;
- Xây dựng các quy định về trách nhiệm pháp lý của Giám đốc/Tổng Giám đốc và bộ máy điều hành;
- Tư vấn về tiêu chuẩn của Giám đốc/Tổng Giám đốc;
- Xây dựng các quy định về quyền và nghĩa vụ của Giám đốc/Tổng Giám đốc;
- Tư vấn và hướng dẫn việc uỷ quyền trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Giám đốc/Tổng giám đốc;
- Xây dựng mối quan hệ giữa Giám đốc/Tổng giám đốc với Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát;
- Xây dựng các điều kiện bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh phó Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc;
- Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Trưởng bộ phận trong Công ty;
- Thiết lập quan hệ giữa Ban Giám đốc với các Trưởng bộ phận;
- Các nội dung khác có liên quan.
3.4 Xây dựng quy chế quản lý nhân sự, chính sách tiền lương, tiền thưởng
- Tư vấn xây dựng, hoàn thiện Điều lệ doanh nghiệp;
- Tư vấn quy chế tổ chức quản lý và quan hệ điều hành của doanh nghiệp;
- Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh cụ thể và các yếu tố đặc thù của mỗi doanh nghiệp;
- Công tác tuyển dụng và quản lý nhân sự của doanh nghiệp;
- Công tác đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng công tác của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp;
- Chính sách tiền lương và các chính sách phụ cấp, đãi ngộ đối với người lao động nhằm nâng cao sự gắn bó giữa các cán bộ, nhân viên với sự nghiệp lâu dài của doanh nghiệp;
- Công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động trong Công ty;
- Xác định đơn giá và Quỹ tiền lương kế hoạch cả năm.
- Xác định cách thức tính trả lương đến từng lao động.
- Xây dựng hệ thống đánh giá hoàn thành công việc, khen thưởng xử phạt.
- Quy định về thời điểm và quy trình tính trả lương và các chính sách lương đặc biệt.
- Ban hành, áp dụng và liên tục đánh giá, sửa đổi, bổ sung Quy chế.
- Xây dựng các dịch vụ pháp lý khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Nếu quý khách hàng có nhu cầu hỗ trợ xây dựng hệ thống văn bản quản trị doanh nghiệp, hỗ trợ về quản lý nội bộ doanh nghiệp, vui lòng liên hệ Luật Minh Gia để được hỗ trợ nhanh nhất.
3.5 Tạm ngừng kinh doanh, thủ tục tạm dừng hoạt động doanh nghiệp thực hiện như thế nào?
Thời gian tạm ngừng kinh doanh các doanh nghiệp cần nắm rõ về các thông tin để hoàn thành thủ tục chính xác: Rất nhiều doanh nghiệp không nắm rõ thời gian tạm ngừng kinh doanh. Điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ đến doanh nghiệp. Do vậy, mọi người cần tìm hiểu kỹ thời gian và thời hạn để có hướng giải quyết kịp thời, tránh những tổn thất không đáng có.
– Phải thông báo tạm ngừng kinh doanh với cơ quan có thẩm quyền trong vòng bao lâu?
Quy định tại Điều 200 Luật Doanh nghiệp, các công ty có quyền tạm dừng hoạt động kinh doanh nhưng phải thông báo bằng văn bản đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thời gian thông báo chậm nhất là 15 ngày trước trước khi tạm ngừng.
– Thời hạn doanh nghiệp được tạm ngừng kinh doanh là bao lâu?
Theo Điều 75 Nghị định 78/2015/NĐ-CP nêu rõ, thời hạn các doanh nghiệp có thể tạm ngừng kinh doanh không quá một năm. Trong trường hợp sau khi kết thúc thời hạn một năm doanh nghiệp vẫn muốn tạm ngừng phải thông báo đến Phòng Kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư. Tổng thời hạn tạm dừng liên tiếp của doanh nghiệp không được quá hai năm.
– Cơ quan nhà nước xử lý hồ sơ tạm ngừng trong vòng bao lâu?
Thời gian này sẽ phụ thuộc vào việc hồ sơ của doanh nghiệp có hợp lệ hay không. Nếu hồ sơ tạm ngừng hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy xác nhận đã đăng ký tạm ngừng kinh doanh cho doanh nghiệp trong thời gian là 3 ngày làm việc. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.
Thủ tục tạm ngừng kinh doanh với cơ quan thuế?
Sau khi đủ điều kiện cấp Giấy đăng ký tạm ngừng, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ gửi hồ sơ doanh nghiệp đến cơ quan thuế. Lúc này, doanh nghiệp sẽ phải hoàn thiện và gửi hồ sơ thuế trong vòng 30 – 40 ngày. Nếu doanh nghiệp không gửi hồ sơ đến cơ quan thuế xử lý, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp vẫn đang hoạt động và phải đóng thuế hàng quý theo quy định.
Các hồ sơ, tài liệu liên quan đến thuế doanh nghiệp cần xử lý với cơ quan thuế bao gồm:
- Tờ khai
- Thuế giá trị gia tăng
- Báo cáo sử dụng hóa đơn
- Báo cáo tài chính (nếu hoạt động quá 3 tháng trong 1 năm)
Sau khi cung cấp đầy đủ các hồ sơ thủ tục, cơ quan thuế sẽ ra thông báo xác nhận doanh nghiệp không còn nợ thuế hoặc các vấn đề liên quan. Như vậy, thủ tục tạm ngừng kinh doanh với cơ quan thuế mới hoàn tất.
3.6 Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp dễ hay khó?
Các doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp:
- Công ty vốn Việt Nam có các thay đổi so với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (trừ công ty cổ phần chuyển nhượng vốn).
- Công ty có vốn đầu tư nước ngoài có thay đổi các nội dung trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tương tự như thủ tục của công ty vốn Việt Nam. Trường hợp, nếu công ty có vốn nước ngoài được cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư có thay đổi tương ứng các nội dung trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: ngành nghề kinh doanh (tương ứng mục tiêu dự án), tên công ty (nếu trùng với tên dự án), địa chỉ thực hiện dự án (nếu cùng là địa chỉ công ty), tăng vốn điều lệ (tăng vốn góp trong tổng vốn đầu tư), thay đổi nhà đầu tư,…thì cũng phải đồng thời phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đầu tư. Trường hợp, có thêm nhà đầu tư mới góp vốn, mua cổ phần thì công ty còn phải thực hiện thêm thủ tục đăng ký mua phần vốn góp.
3.7 Tư vấn xin giấy phép, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
Điều kiện cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
Đối với dự án đầu tư không thuộc diện chấp thuận chủ trương đầu tư quy định tại các Điều 30, 31 và 32 Luật Đầu tư 2020, nhà đầu tư được cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Dự án đầu tư không thuộc ngành, nghề cấm đầu tư kinh doanh;
- Có địa điểm thực hiện dự án đầu tư;
- Dự án đầu tư phù hợp với quy hoạch quy định tại điểm a khoản 3 Điều 33 Luật Đầu tư 2020;
- Đáp ứng điều kiện về suất đầu tư trên một diện tích đất, số lượng lao động sử dụng (nếu có);
- Đáp ứng điều kiện tiếp cận thị trường đối với nhà đầu tư nước ngoài.
3.8 Quy chế quản lý tài chính nội bộ cần những điều kiện gì?
Nội dung của quy chế tài chính cần chú ý đến một số nội dung như sau:
– Quy định về vốn và tài sản: Vốn công ty gồm vốn điều lệ, vốn pháp định, vốn vay, vốn huy động và vốn khác; tài sản gồm tài sản cố định và tài sản lưu động.
– Nguyên tắc quản trị trong Công ty
+ Ban Giám đốc điều hành công ty xây dựng kế hoạch, tổ chức và kiểm tra chặt chẽ các chỉ tiêu, doanh thu, chi phí và giá thành sản phẩm, dịch vụ với mục tiêu cuối cùng là hiệu quả doanh nghiệp.
+ Các cấp quản trị đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc phải tính đúng, tính đủ chi phí kinh doanh, bảo đảm các chi phí này được trang trải bằng doanh thu đồng thời hoạt động sản xuất kinh doanh phải có hiệu quả.
+ Các cấp quản trị của Công ty hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của các khoản doanh thu, chi phí, và kết quả kinh doanh trong phạm vi ra quyết định của mình.
– Các loại chi phí và cấu thành các loại chi phí:
+ Chi phí gồm: Chi phí sản xuất và chi phí tiêu thụ sản phẩm; Chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thường được quản trị theo quy định hiện hành của luật pháp. Về chi phí sản xuất của doanh nghiệp, thì phân loại theo yếu tố thì sẽ gồm chi phí vật tư, lương nhân công và chi phí sản xuất chung. Chi phí tiêu thụ sản phẩm sẽ bao gồm chi phí lưu thông sản phẩm; chi phí trực tiếp tiêu thụ sản phẩm và chi phí hỗ trợ marketing và phát triển.
Chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, động lực (gọi chung là chi phí vật tư), chi phí vật tư phụ thuộc vào mức tiêu hao vật tư và giá trị vật tư; chi phí khấu hao tài sản cố định; chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp có tính lương; chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn; chi phí dịch vụ nước ngoài; thuế và các chi phí khác.
Về chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thường. Thì chi phí hoạt động tài chính bao gồm chi phí liên doanh liên kết, chi phí thuê tài sản; chi phí vay nợ; chi phí mua, bán chứng khoán. Chi phí hoạt động bất thường bao gồm chi phí nhượng bán thanh lý tài sản cố định; giá trị tổn thất sau khi đã giảm trừ và các chi phí bất thường khác.
+ Tính giá thành sản phẩm:
Giá thành sản phẩm là biểu hiện bằng tiền toàn bộ chi phí của doanh nghiệp bỏ ra để hoàn thành việc sản xuất hoặc để sản xuất và tiêu thụ một loại sản phẩm nhất định. Chi phí sản xuất hợp thành giá thành phẩm, nhưng không phải toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ đều được tính vào giá thành sản phẩm trong kỳ.
4. Dịch vụ tại Ben Thanh Law
Khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi đăng ký kinh doanh và thông qua dịch vụ của Công ty Luật TNHH Bến Thành. Quý khách hàng chỉ cần chuyển cho Công ty Luật TNHH Bến Thành các thông tin thay đổi và giấy tờ liên quan và ký hồ sơ. Các công việc còn lại: soạn thảo hồ sơ, thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, nhận kết quả theo nội dung thay đổi sẽ do các luật sư Công ty Luật TNHH Bến Thành sẽ thực hiện toàn bộ.
